Udzieloną pracownikowi zaliczkę na poczet zakupów należy traktować jako mienie powierzone z obowiązkiem wyliczenia się (art. 124 Kodeksu pracy). Ze względu na taki charakter i zapobieżenie nieprawidłowościom w rozliczaniu się pracowników, zaliczki znalazły się wśród świadczeń, które można potrącić z wynagrodzenia pracownika bez jego zgody.

Pracownik dokonując zakupów na rzecz firmy z własnych środków otrzymałby od pracodawcy zwrot tych wydatków. Pracodawca może jednak na poczet tej należności wypłacić pracownikowi zaliczkę, którą następnie ten będzie zobowiązany rozliczyć. Gdy wartość zakupu przewyższa wysokość zaliczki, pracownik otrzyma zwrot różnicy między wypłaconą zaliczką a faktycznie wydaną kwotą. Jeśli natomiast wartość wydatków będzie niższa, pracownik jest zobowiązany do zwrotu niewykorzystanych kwot, a w przypadku gdy nie dokona planowanych zakupów - do zwrotu całej zaliczki. Jeżeli pracownik tego nie uczyni, pracodawcy przysługuje prawo do potrącenia kwoty zaliczki z wynagrodzenia pracownika.
https://kadry.infor.pl/poprzednie_tematy_dnia/459768,Jak-pra...
https://mojafirma.infor.pl/raport-dnia/210954,Jak-rozliczac-...

Przykładowe tłumaczenie:

EXPENSES / WYDATKI (SŁUŻBOWE):

The company reserves a right to require the employee to make repayment where unaccounted for expense advances have not been promptly repaid.

Spółka zastrzega sobie prawo domagania się od pracownika zwrotu nierozliczonych zaliczek na wydatki służbowe
nierozliczonych zaliczek na poczet wydatków służbowych
niewykorzystanych kwot zaliczek (pobranych) na poczet wydatków służbowych


--------------------------------------------------
Note added at 22 hrs (2019-07-29 12:31:17 GMT)
--------------------------------------------------

where unaccounted for expense advances have not been promptly repaid - można ten fragment ująć inaczej, jeśli pozostała część zdania podaje szczegóły, np.
Jeśli niezwłocznie nie zwrócono nierozliczonych zaliczek na wydatki służbowe, spółka zastrzega sobie prawo domagania się od pracownika zwrotu nierozliczonych zaliczek.